viernes, 17 de abril de 2009

CONSERVACION DE ARCHIVO


PRESENTADO POR :APRENDICES SENA

NUBIA ZAMBRANO
JIMENA ARTEAGA
DIEGO ESPINOZA
EVER ACOSTA
YOSETH GONZALEZ

PRESENTADO A : ARMANDO CASTILLO
INSTRUCTOR

TABLA DE COTENIDO


1. Tema de investigación.
2. Problema por investigar.
3. Objetivos de la investigación.
4. Justificación y delimitación.
5. Tipo de investigación.
6. Marco de referencia.
7. Hipótesis y diseño de la investigación.
8. Población y muestra ( métodos de muestreo )
9. Recolección de datos.
10. Cronograma de actividades.
11. Presupuesto.
12. Bibliografía.
13. Propuesta.

TEMA DE INVESTIGACION: Conservacion de Documentos

PROBLEMA POR INVESTIGAR:

Verificar el estado en que se encuentra el archivo de la brigada de selva # 27 Mocoa putumayo para conservación de documentos.

OBJETIVO GENERAL
Ayudar al mejoramiento de la documentación brindando conocimiento que vayan acorde como lo exige la ley 594 del 2000, y asesorar en los elementos que se debe utilizar. Así podrán disfrutar las generaciones futuras de un patrimonio documental.

OBJETIVO ESPECIFICO:
Conocer e identificar las características físicas de deterioro de los documentos, para garantizar un adecuado mantenimiento de conservación.
Reconocer y valorar la importancia y responsabilidad en la conservación y organización del archivo.

utilizar los resultados de la investigacion que se realizan en la practica como apoyo a la oficina de archivistica.
JUSTIFICACION Y DELIMITACION
La practica realizada en el archivo de la brigada de selva # 27 del ejercito nacional de Mocoa putumayo, se permitió una observación directa de la documentación, procedente de unos fondos acumulados dando así a una investigación que es de vital importancia para la entidad, y para nosotros los futuros tecnólogos en administración documental, que nos permite conocer y evaluar las causas por las cuales se presenta la no aceptación e implementación de herramientas de conservación de la entidad.
Además beneficiara de gran manera a la institución agilizando sus procesos de recuperación, tratamiento y almacenamiento.

Con este trabajo damos a conocer algunas medidas que garanticen la integridad física de documentos que albergan un archivo, también se desarrollo los factores de deterioro y los métodos de control que se debe tener en cuenta para la conservación de los documentos en los diferentes soportes.
También se detectara el deterioro biológico en los materiales de archivo como agentes físicos que están en gran mayoría insectos, roedores, hongos y bacterias.
Recordemos que la conservación y la custodia de documentos
hace que nos sintamos miembros solidarios de nuestro archivo.




LAS DELIMITACIONES
Que efectuaremos son las siguientes:

Se esta realizando en la capital del departamento del putumayo lugar de investigación brigada deselva # 27 ubicada en el barrio diviso. Se comenzó a gestionar la investigación desde el 1 0309hasta el 26-03-09




TIPO DE INVESTIGACION


Que se opto para la conservación de documentos es, descriptivo y explicativo. Se realiza una descripción de lo observado y se explica el porque sucede los fenómenos en el tema de la investigación.



MARCO REFERENCIAL



MARCO CONCEPTUAL:


ARCHIVO: Es un conjunto de documentos sea cual fuese su fecha, su forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servicio como testimonio e información para la persona o institución que lo produce.


ARCHIVO HISTORICO: Aquel al cual se transfiere la documentación de archivo central o del archivo de gestión, que por decisión correspondiente de archivo, debe conservarse permanentemente, dando el valor que adquiere para la investigación.



DOCUMENTO: Es información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DCUMENTO HISTORICO: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales, y las actividades científicas, tecnológicas y culturales se convierte en un documento histórico y especialmente valioso para el país.


CONSERVACION DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.




CONSERVACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

LEGAJOS: Se define como un conjunto de diversos documentos que pueden presentar tipos de papel, formatos y técnicas de registro diferentes y forman una unidad.

PAQUETES: Es la unidad de envalaje, mas común para documentos de archivo; consiste en la agrupación de varios documentos o expedientes, enteramente envueltos, amarrados e identificados con un rotulo adherido a una de sus caras.

CAJAS: Es la unidad que ofrece las mejores garantías para la protección de la documentación durante las fases de depósitos y manipulación.

LIBRO: Consiste en unidades encuadernadas, con base en cuadernillos cocidos mediante diferentes técnicas y materiales. Este ellos los de pasta dura o blanda, el lomo hueco o adherido al cuerpo del libro.

El archivo general de la nación establece procedimientos tendientes a la conservación de los documentos históricos. Los acuerdos del AGN son:

Acuerdo 011/96 establece criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 47/00 art: 43 del capitulo v reglamento general de archivos sobre restricciones por razones de conservación.

Acuerdo 48/00 articulo 59 del capitulo vii conservación preventiva y restauración documental.

Acuerdo 49/00 articulo 61 del capitulo vii condiciones y locales destinados a archivos.

Acuerdo 50/00 articulo 64 del titulo vii prevención y deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.




MARCO TEÓRICO: En el campo de la archivística trata de medir de forma objetiva, producir resultados cuantificables y disfrutar de los beneficios de poder clasificar, organizar y almacenar la información. dentro de los archivos, la conservación aplica esos resultados la eliminación de los múltiples problemas que afectan al patrimonio documental, es importante entender que durante el ciclo vital de la documentación, el proceso de conservar y restaurar son labores que se deben planear y ejecutar mediante el trabajo en conjunto con profesionales en diferentes áreas, los pueblos en su proceso histórico han generado formas y métodos particulares para su organización social, y el hombre como ser participativo esta siempre relacionado, por una parte con el entorno natural y por otro lado por un entorno cultural que lo caracteriza. el resultado de estas relaciones forman lo que conocemos como patrimonio cultural.


Necesitamos desarrollar conciencia nacional para conservar los vestigios de las antiguas culturas y comprender la trascendencia que tienen los documentos en nuestro devenir histórico, cumpliendo un papel dentro de los bienes documentales, material de interés, testimonio de hechos que forman parte del desarrollo histórico y que se constituyen como portadores de mensajes históricos, estéticos, tecnológicos etc. . Independientemente de que se encuentren adscritos en las áreas administrativas, jurídicas y legales

Los pasos a seguir son:



REQUISITOS A TENER EN CUENTA PARA LA CONSERVACIÓN

La conservación debe representar una actividad cotidiana desempeñada por la totalidad de las personas todo el año. Comprende tres aspectos:

A) El mantenimiento de una estricta vigilancia sobre medio ambiente la limpieza, el archivo y la manipulación de alimentos y a las condiciones de seguridad con el fin de evitar daños.

B) El manejo reconocimiento básico que posibilite el tratar y efectuar pequeñas reparaciones de documentos.

C) La presencia de expertos para el cuidado de los documentos más gravemente estropeados.

El programa de conservación significa orientar, planear e implementar las actividades que directas o indirectamente estén relacionados con la conservación de material que custodia un archivo.

Parte del conocimiento de todos los factores que determinan el adecuado mantenimiento integray la seguridad de los documentos:

Esto es por un lado, el manejo archivístico desde el momento en el que emite el documento hasta que se conserva definitivamente, y por otro lado , la necesidad de mantenimiento y manejo físico que requiere el material de archivo en cada una delas etapas por las que atraviesa el documento.
Así, se articula durante el flujo del documento las actividades propias del mantenimiento del material, manejadas atreves de la conservación preventiva. Esta es la instancia que dentro de la conservación se aplica el manejo de grandes volúmenes con características heterogenias.

La conservación se refiere al orden político que directa o indirectamente contribuye al mantenimiento del archivo sin entrar a intervenir en materia. Estas acciones van dirigidas al entorno y al sistema administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos.

Se inicia con un examen detallado de la colección, de las condiciones del edificio y del depósito estableciendo las medidas preventivas de conservación que impidan el inicio o el proceso del deterioro. Se requiere de un programa permanente con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades reales y con proyectos anuales de trabajo.
Particularmente se deben contemplar los nuevos soportes en los cuales sé esta consignando actualmente la información como el CD ROM, los disquetes, las microfichas y las cintas de vídeo entre otros.

Conocimiento de los factores de deterioro de los bienes documentales y sus métodos de control Conocimiento y manejo de las leyes y normatividad existente sobre dirección y mantenimiento de los bienes de archivo. Específicamente se deben considerar las normas sobre acceso a la información y descarte documental, puntos muy relacionados con el mantenimiento físico de la documentación. Las formas y métodos de duplicación de la información como fotocopias o microfilms deben ser cuidadosamente manejadas y evaluadas considerando que nunca los duplicados van a sustituir los originales. Características del edificio de archivo.

De la distribución interna de las áreas correspondientes a cada función dentro del archivo. Del local donde se ubica el depósito. Evaluación periódica de la documentación utilizada como método el diagnostico, en el cual se consideran un muestreo estadístico con el numero total general. Mantenimiento periódico de las instalaciones: limpieza y control de condiciones ambientales como: Temperatura, iluminación, humedad relativa, polvo y contaminantes atmosféricos. Plan de preservación de desastres: incendios, inundaciones e infestaciones biológicas. Los aspectos sobre condiciones de higiene y seguridad industrial de las personas que laboran directa o indirectamente con los documentos deben ser considerados principalmente. Se debe establecer una normatividad a este respecto y se exigirá su estricto cumplimiento.

MUEBLES Y EQUIPOS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

La manera en que se envuelven y colocan en los estantes los documentos es de primerísima importancia para su conservación. se Guardan los documentos de tamaño mayor en carpetas en el interior de archivadores cartográficos o de gramajes de cajas chatas? En caso contrario de qué manera se los protege por eso menciono algunos de los elementos básicos que se requieren para el adecuado manejo en los archivos. Los documentos comúnmente se encuentran en formatos dediferentes tamaños como, Carta (21.5 cm. de ancho y 28 cm de largo) Ofi(21.5cm deancho y 33 cm.De largo) Media carta y Medio oficio.

Folderes y Carpetas están hechas de cartulina pesada y doblada, para alojarlos papeles o documentos. Existen unas hechas en yute, de fibras de papel largas para que den buena consistencia, los hay de diversos colores, peso y tamaño. Regularmente una carpeta o folder es un rectángulo que mide 37.5 cm de largo por 23.5cms de ancho (oficio).


La mayoría de los fólderes tienen unos grabados en la parte inferior, localizados a ¼ del borde inferior (Usualmente trae de 2 a 4 grapados) espaciados uno dentro del otro, esto permite la expansión o aumento de capacidad. También cuenta con una aleta o proyección en el borde superior de la parte de atrás en la que directamente o mediante un inserto o rótulo, se escribe el encabezamiento o título del folder.

Carátula: Es una de las dos cartulinas de tamaño carta y/o oficio que conforman el legajo. En la carátula superior de los legajos y en los respectivos sitios, se anotará el código del asunto y la interpretación de éste, con los detalles necesarios para identificar cada legajo, dentro del mismo tema.

Guías: Las guías están elaboradas en cartón piedra, en cartón prensado, en cartón yute u otro material duro, lo que no le permite doblarse o partirse. Generalmente es de color gris o verdoso. La guía es un cuerpo rectangular con una proyección u ojete inferior en la que se ha colocado un objeto para fijarla a la varilla porta guía de las gavetas de los archivadores. A la guía generalmente se le coloca un marbete identificatorio, este puede ser adhesivo, metálico o de insertar. La guía se utiliza para: Distribuir adecuadamente el material de archivo, un soporte adecuado a fólderes y documentos colocados verticalmente, preservar los documentos de posibles daños.

Marbete: Es una tirilla de cartulina que se coloca dentro de la guía, escrita siempre para indicar el contenido de la carpeta

Gancho Legajado: Sirve para unir los documentos formando legajos, se consiguen en dos dimensiones 7 y 8 cm.

Cajas: Sirven para la conservación de todo tipo de documentos, ya que los protegen de las inclemencias del tiempo, la humedad, polvo, luz, etc. Las hay de diferentes tamaños y formas, deben ser preferiblemente de cartón y tener perforaciones que permitan su ventilación y faciliten su manejo.



Archivadores: Generalmente están conformados por dos o cuatro gavetas metálicas, a las cuales se les puede echar llave lo que les da seguridad. Este mueble es útil para el archivo de carpetas suspendidas.

Comúnmente se caracteriza por lo siguiente:

Medida común es: 1.40 m de alto x 0.70 m de fondo x 1.46 de ancho. Una gaveta de archivo requiere de 25 guías. Una gaveta de archivo puede contener 4.000 o 4.500 cartas. Las cuatro gavetas pueden contener entre 16.000 o 18.00 documentos (incluyendo guías, subguías y carpetas). Una gaveta llena pesa alrededor de 75 Lbs. (37.5 kilos aprox.). El contenido de un archivador de cuatro gavetas pesa alrededor de 300 libras (150 kilos).

Debe dejarse un espacio libre de 10 cm. Al final de cada gaveta. Las carpetas o fólderes sin gancho economizan 0.24 cm de espacio. Las carpetas requieren dentro de la gaveta 0.0381 cm.

Estantes: Preferiblemente deben ser metálicos. En su conjunto se denominan cuerpos o pachas. Generalmente conformados por los párales o elementos y los entrepaños que deben ser ajustables, en su altura de acuerdo a la necesidad del archivo.


Las dimensiones son:
En estante corriente:
1.90m de alto x 0.92m frente x 0.60 m fondo
1.80 m de alto x 0.92m frente x 060 m de fondo
1.80 m de alto x 0.92 m frente x 045 m de fondo
1.80 m de alto x 0.92 m frente x 040 m de fondo
1.80 m de alto x 092 m frente x 0.37.5 m

Las dos últimas medidas son las más aconsejables por que un folder tamaño
oficio tiene de fondo 37.5 cm.
La Ubicación en el interior del edificio (vale decir el piso y la orientación) es importante a causa de los defectos del sol y otros factores externos que condicionan el microclima interno. Se debe tomar en cuenta la proximidad del sótano o del desván, así como la ubicación con respecto a los servicios, la cocina, Existen fuentes de calor calefactores o eléctricos o de frío dispositivos de aire acondicionado en las ventans9 suplementarios para ayudar a controlar la temperatura.
El control de la humedad: Es eficaz el control de la humedad ambiente. En el caso en que haya aire en circulación para la calefacción y el enfriamiento, cómo se procede para humidificar en el invierno y deshumidificar en el verano. Alcanza para garantizar una estabilidad higrométrica a lo largo del año Si sé calefacción y enfría por medio de radiadores y aire acondicionado, hay humidificadores y deshumidificadores para ayudar a estabilizar el índice de humedad en el local.

Soportes y manipulación de documentos: El papel de los Archivistas en lo que concierne a la conservación, tiene como objetivo primordial prolongar la vida de los soportes o documentos con el fin de trasmitirlos a las generaciones futuras, para ello es necesario un acercamiento.


HIPOTESIS Y DISEÑO DE LA INVESTIGACION

El mecanismo que utilizamos para la hipótesis fue el de la investigación.

*la conservacion de los documentos en la brigada selva #27 del ejercito nacional no cumple con la normatividad vigente que dicta el archivo general de la nacion.

Las variables dependientes que salieron de la hipotesis las enunciaremos con los numeros correspondientes: 4-5-6-7-8-11-12-13-14-16-23 los items restantes si cumplen con la normatividad vigente.


CUASI EXPERIMENTALES: los diseños de la investigacion que escogimos son diseños con grupos de comparacion equivalentes. nuestra investigacion la realizamos verificando con la lista de chequeo, estas comparaciones nos permitio comprobar directamente como se encuentra el area de archivo de esta entidad.




METODOS DE MUESTREO:

Utilizamos el método probalistico, con el muestreo aleatorio simple.

RECOLECION DE DATOS:


Se inicio con fuentes primarias con personas del archivo, con ellos tuvimos la oportunidad de recoger información.

TÉCNICAS: se recopilo la información por medio de una observacion directa, con la ayuda de una lista de chequeo.


PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION:




CLIC PARA VER LISTA DE CHEQUEO




VER ESTADISTICA


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES












PRESUPUESTO:









BIBLIOGRAFIA:

ABOUHAMAD. Apuntes de investigación en ciencias sociales. Caracas: Institutode investigaciones, Universidad central de Venezuela, 1975.

BABBIE, Earl. Fundamentos de la investigación social. México: Thomson, 2000, p518.

BAVARESCO, Aura M. Proceso metodológico en la investigación. Como hacer undiseño de investigación. Maracaibo: Academia nacional de ciencias económicas,1997, p 230.

BRIONES, Guillermo. Formación de docentes en investigación educativa. Bogotá:convenio Andrés Bello, 1990, p139.

BRIONES, Guillermo. Métodos y técnicas de investigación para las cienciassociales. México: Editorial Trillas, 1992.

MUNCH GALINDO, Lourdes. Métodos y técnicas de investigación. México:Editorial Trillas, 1990.

TENORIO BAHENA, Jorge. Introducción a la investigación social. McGraw-Hill,199.

PROPUESTA:

Teniendo como base la informacion obtenida en el diagnostico proponemos para que se apliquen los programas de plan integral de conservacion de documentos.

se propone el manejo de las condicones ambientales y limitar el uso de practicas nocivas para la conservacion de la documentacion.

Actividades a desarrollar:

Las lamparas fluorescentes deben ser instaladas lejos de los documentos para evitar radiaciones de los mismos.

Si es posible , cambiar las lamparas fluorescentes por lamparas incandescentes , estas son mas beneficiosas para los documentos.

Instalar los equipos necesarios para estabilizar la humedad como el hidrometros, termohidrometros.

Realizar reparaciones menores al material planimetrico que se ha deteriorado por efectos ambientales y fisicos entre otros.


CONCLUSIONES:

Hemos considerado sin duda alguna la poca importancia que la entidad le da al archivo, provoca que se presenten perdidas de documentación, unas veces por falta de control sobre ellos y otras por la falta de interés en su adecuada conservación.

De la manera como esta entidad administre y conserve sus documentos así reflejara sus actuaciones y podrán ser capaces de responder a las solicitudes de información.

Un aspecto importante es que se capacite a los encargados de administrar los documentos, ya que precisamente estos son los que manejan día a día la documentación.

fue emocionante como necesario para conocer la creacion de un blog en internet , y tambien fue de ayuda para proyectarnos hacer futuros asesores y prestar nuestros servicios a todas las instituciones que lo requieran ,para que la conservacion de los documentos se efectuen en el trancurso del tiempo y se vayan actualizando con las nuevas tecnologias.




































Alineación a la izquierda





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